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实地检查报告书对意见的措施结果(2006年度第一次)

最后更新日期2024年7月30日

实地检查报告书的全文可以从报告书一览页上看到。

实地调查的概要
检查日期2006年7月7日
检查对象健康福利局福利保健课、中区服务课

健康福利局福利保健课

关于工作体制的改善意见)
意见要旨关于数据是否按照修改委托书正确修改,没有破例处理,最好定期进行检查和检查。
措施结果每年进行一次定期审计。为了能在包括此次审计时在内的适当机会中,确认除了作业指示书以外没有进行异例处理,新系统将讨论有效的检查和检查方法,并实施。
关于访问日志(改善意见)
意见要旨在系统修改时,应该保存参照数据时的访问日志,在区政府等现场也提出可以检查访问日志的单据等,以便在现场进行检查。
措施结果因为保存参照时的访问日志是对个人信息的不正当访问的抑制力,所以关于新系统,“关于在记录了个人信息的系统中通过终端机的数据的更新、检索等操作的记录的概要”(2003年8月25日总I第120号)的规定进行构筑、运用。
关于确定个人的检索方法(改善意见)
意见要旨为了防止窗口的误交付,在系统中贯彻特定个人的理想检索方法是有效的,但是现状是,各区使用了各种各样的检索方法,没有制作统一的手册等。本系统中最合理、最令人满意的检索方法应由局和区协同开发,并在各区作为标准手册展示,并举横滨市实施。
另外,在新系统中,应该研究与横滨市的人口规模相应的可靠且快速的检索功能的装备。
措施结果接受了这次的指摘,制作了有关检索方法的手册。另外,在每年实施一次的用户研修中,今后也将作为说明项目进行。
另外,在18年度的新系统基本设计中,接受用户的意见,关于个人检索,不仅仅是到现在为止的假名2个字以上·出生年月日的检索方法,还将适用“模糊检索”等最高技术水平的内容。
关于物理性的安全对策(提案意见)
意见要旨关于服务器室,建议至少在最后一个从业者退房时要上锁。另外,如果设想恶意攻击和不正当行为的话,作为将来的课题,建议讨论设置监视器。
措施结果因为要实施服务器室的上锁,所以已经订购了安装工程。
另外,现在职员及工作人员也要求使用磁卡进行入室管理、配送业者等事先提交负责人名单、佩戴名牌、事先联系,用内线电话确认后开锁,在18年内,设置了以防止个人信息泄露为目的的监视器正在准备中。
【补充】
服务器室的上锁及监视器的设置已在2006年内实施。
关于Cecti的规定(提案意见)
意见要旨关于受托者的安全性的公司内部规定是公司外秘的,但是市政府方面建议通过问卷调查等确认是否采取了必要的对策,并讨论留下记录。
措施结果关于受托者的安全性相关的公司内部规定,虽然是公司外的秘诀,但是受托者是否采取了必要的安全对策,市政府将讨论在确认并留下记录的方法。
关于一览表的输出(提案)
意见要旨虽然新系统可以输出利用者一览表等,但是关于下载的数据等的管理,建议从现在开始讨论。
措施结果在新系统中,为了提高便利性,正在讨论在区政府能够输出统计数据和利用者一览表等,所以关于下载的数据等管理规则也将一并讨论。
关于采用空窗信封发送方式
意见要旨至今为止发生的很多错误发送,通过采用打开窗户的信封发送方式可以避免。在导入新系统时,建议调查通过现在的福利5法系统发送决定等文件的业务,并讨论通过打开窗户的信封发送。
另外,横滨市的整个系统都可以说,为了统一收件人的打印位置等,将打开窗户的信封规格共通化,可以期待制作信封等削减成本的效果。
措施结果为了防止误送,开窗信封的有效利用是有效的,在现行系统中,局用、区用的开窗信封的规格也共通化了。在新系统中,关于以规格的共通化为前提的对象帐票的范围的扩大,与业务所管课也进行协商讨论。

《中区服务课》

关于书架的上锁管理(改善意见)
意见要旨保管公款支出文件的储物柜里没有门。业务结束后,虽然考虑到移动式栅栏不能进入房间,但不希望在无锁的储物柜里保管个人信息的状态。虽然是应该尽快改善的事项,但包括其他业务在内,应确认是否在没有上锁设备的书架等处保管个人信息,并在有优先顺序的基础上,长期改善。
措施结果包括指出的公款支出文件在内,服务科管理、保存的文件的90%以上是包含个人信息的文件。另一方面,管理、保管文件的书库中约有7成是没有门或者即使有也不能上锁的状态。另外,由于最近的业务增加和人员增加,职场更加狭窄,无法确保必要的书库的设置场所,无法妥善整理管理文件。
被指出的个人信息的恰当管理是非常重要的问题,今后,关于确保必要的空间和能够上锁的书库将有计划地进行整备。

关于向经营者提供个人信息(改善意见)
意见要旨残疾人(儿)在日常生活用具给付、出借事业中,对于行政来说,即使是特定个人、决定给付、出借所需的个人信息,也没有必要将其全部记载在给业者的文件中。最好只限于对业者来说必要、不可缺少的个人信息。希望在新系统中讨论改善。
措施结果新系统将对提供给事业所的信息的必要性进行详细调查,并讨论限定项目。(健康福利局障害福祉课回答)

关于进展管理(提案意见)
意见要旨在残疾人(儿)日常生活用具给付、出借事业中,接受申请后的程序就像负责人的接力一样,无法统括整体,无法容易确认处理的完成情况。新系统建议在申请输入后,对裁决、封入完成进行确认、记录。
包括在服务科邮寄的个人信息在内的文件大多是从福利5法系统打印出来的文件。邮寄检查票的发送地址栏是由手写或文字处理机制作的,但是新的福利5法系统建议讨论制作记载了所有应发送的文件的“个人信息邮寄检查票”。
措施结果因为事务处理与多个工作人员有关系,所以将处理状况的一览功能导入新系统,讨论能够进行整体的进展管理。
关于个人信息邮寄检查票,我们将讨论系统中对应的可能性,继续努力不发生错误发送。(健康福利局障害福祉课回答)

关于大量发生时的封入业务的委托可化等
意见要旨虽然是市政府全体的问题,但是建议大量发送物不是职员的手工作业,而是自动封入、封口、委托业者的发送。
措施结果关于大量发送业务的委托化等,在业务所管局等作为错误发送等事故防止对策推进着,现在中区服务课没有进行职员大量封入、大量发送业务。
作为错误发送等事故防止对策,我们认为有效,因此将在业务所管局等处继续推进。(中区服务课及市民活力推进局市民信息课回答)

关于本页的咨询

市民局市民情报室市民情报课

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