实地检查报告书对意见的措施结果(2006年度第2次)
最后更新日期2024年7月30日
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2006年度第2次关于个人信息处理事务的实地检查报告书的意见的措施结果
实地调查的概要| 检查日期 | 2006年12月8日 |
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| 检查对象 | 儿童青少年局中央儿童相谈所(现:西部儿童相谈所)、保土谷区服务课 |
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关于回议资料的管理规则【紧急・现场】(改善意见)| 意见要旨 | 会议上分发的个人信息的管理委托给每个人的自我责任的情况不恰当,所以应该改善制定统一的规则。 |
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| 措施结果 | 关于在援助方针会议上使用的会议资料,关于会议后的处理,没有在所内设置统一的规则。受到实地检查的指摘,决定如下处理。 关于所长、支援课长、咨询调整股长、案例相关的负责股长、议事录,保存所有资料。除此之外,需要继续使用时,指定所长继续使用的资料,将该资料暂时回收、保管后,在下次会议时再次分发。关于在一次会议上完成的、继续使用结束的,会议结束后由负责人员回收,用碎纸机进行裁剪处理。 |
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关于书库的上锁管理【中长期・市全体(环境整备)】(改善意见)| 意见要旨 | 虽然作为整个办公室都被锁管理,但是现在相关的儿童的箱子文件被保存在职员个人的桌子的抽屉里,有不能无上锁和上锁的东西。
随着业务及人员增加,事务空间的缩小,可能上锁的柜子类也不得不撤去,但至少,为了能在夜间上锁管理,应该在中长期进行整修和改善。 |
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| 措施结果 | 关于保管箱子文件的可动式书库,现在是不能上锁的构造,但是在本年度西部儿童相谈所的改修工程的同时,通过隔壁的设置等来进行上锁管理。 |
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关于负责人持有个人信息【紧急・现场】(改善意见)| 意见要旨 | 即使在作为负责业务的基本信息应该放在手边的个人信息的情况下,也应该考虑到其必要性,将其控制在最小限度,并制定工作时间以外的收纳等合理管理的规则。 |
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| 措施结果 | 关于案例文件,每次必要时都会从保管书库中取出,确认儿童等基本信息、援助方针等,为了防止个人信息泄露,特别是关于工作时间以外的案例文件在书库中的保管,再次进行了周知和贯彻。 |
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关于职员知己儿童的信息管理(提案意见)| 意见要旨 | 虽然不让职员负责居住区,但是即使是在居住区以外,也要负责亲戚、熟人等儿童,或者知道有关该案件的信息是不合适的,所以建议建立一个考虑到不向该职员传达信息的机制。 |
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| 措施结果 | 让亲戚、熟人等知己的儿童负责,在对信息泄露的危险性、儿童、监护人等进行适当援助的基础上,也不考虑让其负责。接受实地检查的指摘,在决定案件负责人的时候,决定将确认是否是知己的事情编入手续中。另外,在一年一次关于个人信息保护的研修时,指导知己的情况进行自我申报等,彻底不提供信息。 |
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关于支援儿童的个人信息管理(提案意见)| 意见要旨 | 支援儿童的个人信息是由纸质媒体的案例文件来管理的,但是职员是谁都可以访问儿童信息的状态,也可以成为内部泄漏的风险因素。
另外,由于仅1名负责职员难以应对的案件也在增加,因此建议作为主负责人和副负责人的团队体制,明确共享信息的规则,同时也希望将来支援经过能够通过系统来管理。 |
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| 措施结果 | 现在,关于情况,根据负责地区的不同,分别以1名职员负责情况为基本,没有采取主要负责、副负责等团队体制。另外,关于咨询调整、支援人员等职员,由于业务的必要性,可以访问儿童信息。受到指摘,从防止个人信息泄露的观点出发,讨论业务上的课题、问题点等,关于能访问的职员的限制进行讨论。关于支援经过的系统化,将在福利5法系统的修改等的同时进行讨论。 |
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关于终端操作手册的保管方法(提案意见)| 意见要旨 | 福利5法系统的操作手册设置在终端附近,但是考虑到恶意者有不正当操作的可能性,建议在工作时间以外收纳等,考虑手册的保管方法。 |
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| 措施结果 | 关于福利5法系统的操作手册,从便利性到现在为止经常放置在福利5法系统终端附近使用,不过,今后,业务时间以外,作为收纳在柜子里,每次取出使用的方式。 |
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关于福利5法系统终端的登录、注销的贯彻【紧急・全市】(改善意见)| 意见要旨 | 为了迅速应对市民,在登录系统终端的情况下,多个职员在终端上操作着终端,个人信息的访问还没有被妥善管理。
应遵守离席时自行注销、再次登录的基本规则,业务所管局对于其他职场,也应重新贯彻每个终端操作者登录、注销的规则。 |
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| 措施结果 | 为了迅速应对市民,在登录系统终端的情况下,有多个职员在操作终端。现在正如指出的那样,向职员贯彻了每个终端操作者登录、注销的规则。同时,在操作终端的过程中,由于窗口和电话对应等不得已离开座位的时候,也制定了注销的规则。 |
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关于常用文件的保管管理【紧急・现场】(改善意见)| 意见要旨 | 窗口柜台背后的柜子上放着记录申报等受理的文件,但是夜间也放着。即使是常用文件,也应该在夜间保管可以上锁的书库等,重新审视保管状况。 |
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| 措施结果 | 关于放置在被指出的柜子上的文件,活用已有的柜子,在上锁的地方进行了保管管理。关于个人信息的保管,规定了业务结束时职员上锁的规则。 |
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