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实地检查报告书对意见的措施结果(2008年度第2次)

最后更新日期2024年7月30日

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2008年度第2次关于个人信息处理事务的实地检查报告书的意见的措施结果

实地检查的概要
检查日期	2008年12月25日
检查对象	根据横滨市空罐等及烟头等散射防止等相关条例(乱扔烟头、禁止吸烟条例),关于罚款处理的事务
所管课	资源循环局减量·美化推进课

关于惯例裁决簿的副本的保管(改善意见)
意见	关于过费处分的文件在业务所管课内部进行裁决处理,但是为了在裁决途中有咨询等情况下迅速对应,定期裁决簿的复印件被大量保管。虽然在索引上也被使用,但是因为裁决后原件会一起保管,所以至少应该在原件裁决结束后处理。
措施结果	根据该意见,惯例裁决簿的复印件在原件裁决后废弃,对已保存部分的废弃以及事后处理采取了措施。

关于不收到通知书或收据时的应对(提案意见)
意见	在罚款处分决定通知书和收据上记载了姓名等个人信息。据说对指导和处分抱有反感的违反者,有时不接受这些文件,但事后可能会出现“交了”“没有收到”等问题。从防止事后纠纷的观点来看,也需要一些预防性的对策,例如,美化推进员2人相互确认,在告知·过费处分报告书的特记事项栏中记载该意思等的对应手册化,建议实践。
措施结果	在处理时,从个人信息的处理以及防止金钱事故的观点出发,必须根据多人的确认来适用。另外,关于当天的巡回内容(从事班的构成、巡回时间段以及巡回场所),从21年3月开始制备日报,由此可以确定直接从事事务的美化推进员,因此也可以应对事后的纠纷。此外,这些处理全部规定为美化推进员巡回指导实施要领,统一处理。

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