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实地检查报告对意见的措施结果(2007年度)
最后更新日期2024年7月30日
实地检查报告书的全文可以从报告书一览页上看到。
2007年度关于个人信息处理事务的实地检查报告的意见的措施结果
| 检查日期 | 2007年7月31日和12月18日 |
|---|---|
| 检查对象 | 水道局(主要是费用相关事务) |
| 所管课 | 水道局收费科、客户服务中心及港南荣地区服务中心 |
| 意见要旨 | 检查针用手持终端的密码很简单,不太期待密码管理的效果。在今后预定更新的新不利终端中,应该实施实效性高的信息管理。 |
|---|---|
| 措施结果 | 在本年度的检查针用手持终端的更新工作中,每个机器都准备设定个别的密码。 |
| 意见要旨 | 在桌上的业务相关文件中看到了包含个人信息的文件。在处理业务讨论中的事例时,在对事例制作方法的办法和资料的保管方法进行重新评估的同时,在不需要作为事例列举的实际个人信息的时候,应该适当地处理。 |
|---|---|
| 措施结果 | 向全地区服务中心通知了以下几点,并贯彻了周知。(5月14日实施) (1)在事例研究等中制作包含个人信息的资料时,应制作个人信息部分的涂黑和除去个人信息的其他资料,以防止个人信息泄露。 |
| 意见要旨 | 客户SC接受的用户的各种委托通过专用线路输出到该地区SC的打印机,但是输出的联络票确实分配给了各负责人,没有在以日为单位等短时间内确认是否妥善处理的系统。为了防止万一发生文件丢失和不恰当的处理等,应该研究能够切实检查的结构和体制。 |
|---|---|
| 措施结果 | 扩大了客户接待支援系统的管理者功能的使用范围,在地域服务中心,也可以确认从客户服务中心发送的联络票号码的一览表。因此,可以确认当天的发送号码的开始和结束,开始在地区服务中心使用。(4月17日实施) |
| 意见要旨 | 保管包含个人信息的文件的书库被上锁管理,但是密钥的处理者的具体特定等不能说充分进行了的状态。必须明确上锁管理的规则。 |
|---|---|
| 措施结果 | 向全地区服务中心通知了以下几点,并贯彻了周知。(5月14日实施) 各所属部门应明确包含个人信息的架子的钥匙管理方法,科长裁决后进行保管。 |
| 意见要旨 | 在当前的不利终端画面中可以显示的信息量有限。为了尽可能多地显示个人信息泄露等事故防止的相关信息等必要的信息,建议讨论用记号来表现信息等办法。 |
|---|---|
| 措施结果 | 现在正在准备更新手持航站楼的新机型。伴随着这个,画面方式和构成也会发生变化,为了能在可能的范围内进一步掌握相关信息,正在准备中。 |
| 意见要旨 | 错误投递的发生件数,作为占通知投递的全体数的比例被控制在相当低的水平。即使采取了防止误投的对策,也很难减少。虽然想隐匿个人信息的市民的意识和信息泄露的风险有相反的关系,但是也有必要向利用者传达集合信箱里没有房间号码和名字的表示等是导致误投,甚至导致个人信息泄露的一个原因,关于改善寻求合作因此,建议谋求这一点的周知。 |
|---|---|
| 措施结果 | 根据提案的宗旨,研究宣传的方法等。 |
| 意见要旨 | 作为消除误投信的对策,有必要重新审视通知的投信本身。关于行政服务的整体情况也可以说,但是对于处于网络利用环境的市民,建议在事先取得谅解的基础上,废除通知的投寄,在网上本人访问的话就能看到。关于网络化,也可以考虑费用折扣等激励措施。另外,减少发行通知的频率等,关于重新评估现状的业务也有讨论的余地。 |
|---|---|
| 措施结果 | 20年7月开始了“网络收费查询服务”。这个服务向注册的客人提供ID和密码,可以从家里的电脑上看到过去的自来水使用水量和金额。今后,以这个服务为基础,将通知的网络化纳入视野,进行研究。 |
| 意见要旨 | 通知不能当场投寄,一旦带回去,日后邮寄的情况下,在信封上填写发送地址并发送,但在同时处理多个件的情况下,可能会有错误发送的风险。作为包括发送地址地址在内的一系列单据,从系统输出,用开窗信封发送,可以减少误送的风险,因此建议今后的系统改善等讨论。 |
|---|---|
| 措施结果 | 现在,在缴纳通知书等中使用了窗空信封,防止了误邮寄和误投,但是根据这次的提案,其他的送达物也有可以自动打印收件人的东西,我们将进行讨论。 另外,现在通过封入时的双重检查来防止错误发送。 |
| 意见要旨 | 并不是所有包含个人信息在内的多种单据都放在书库里,也有在保管专用桌子上上锁保管的。一般认为也有收纳空间整体的问题,但是建议根据帐票的种类明确保管基准。 |
|---|---|
| 措施结果 | 包含个人信息的文件原则上保存在书库里,但未决事项相关的文件由保管用桌子上锁管理。正如指出的那样,虽然也有收纳空间的问题,但是将继续以这个基准为基础进行指导。 |
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